La gestion de la formation est souvent jugée chronophage voir complexe mais coche toutes les cases de la fonction « externalisable » : ce point est acquis. Mais combien d’entreprises ont déjà franchi le pas ? Curieusement, les chiffres sont plutôt difficiles à trouver. Une étude réalisée par l’Apave apporte le premier chiffrage sur ce sujet.
L’enquête publiée en ce début d’année, apporte un éclairage bienvenu sur ce sujet, même si l’externalisation n’est pas directement son sujet : l’enquête porte sur la gestion de la formation en général et le vivier de répondants est composé majoritairement de clients Apave. Pour autant, l’échantillon est solide, avec 1 051 réponses et une bonne répartition entre les secteurs et les tailles d’entreprise. Les questions sur l’externalisation de la formation, il est important de le préciser, n’ont été adressées qu’aux entreprises de 250 salariés et plus.
12% des entreprises externalisent tout ou partie de leur gestion de la formation
À la question « externalisez-vous la gestion de vos formations ? », 12% des entreprises de plus de 250 salariés interrogées ont répondu « oui ». L’externalisation de la formation aura-t-elle reculée ? C’est peu probable. Chacune des études comparées avait ses méthodologies et ses échantillons propres. Par ailleurs, l’étude Apave ciblait en grande partie, au sein des entreprises, une population de chargés et assistants de formation (la moitié de l’échantillon). Ce choix a permis d’avoir des réponses très informées sur les aspects « terrain » de la gestion de la formation, mais il tend à sous-représenter naturellement les entreprises qui ont externalisé cette fonction (puisqu’elles emploient logiquement moins souvent des chargés de formation).
En tête des missions externalisées : l’organisation de la formation
La première mission concernée par l’externalisation est la planification des sessions de formation, citée par les deux tiers des répondants qui pratiquent l’outsourcing. Cette mission, qui relève de l’organisation de la formation, est souvent confiée aux organismes de formation eux-mêmes, ce qui montre que les personnes interrogées avaient une perception très large de l’externalisation de la fonction.
Vient ensuite la gestion administrative de la formation, mentionnée par 37% des entreprises externalisatrices. Ce périmètre, tel que proposé dans l’enquête, inclut notamment la gestion des documents et leur archivage. Mais cette dénomination peut également comprendre des missions plus poussées, comme le reporting ou la conformité.
Pour compléter le podium, près d’une entreprise externalisatrice sur 4 a confié le paiement des organismes à un prestataire externe. La même proportion a outsourcé l’ingénierie de formation et le choix des prestataires de formation.
La recherche de financements, en revanche, est nettement moins souvent confiée à un expert extérieur (17%). Il existe pourtant bel et bien un besoin : 45% des répondants (toutes tailles d’entreprises confondues) n’identifient pas clairement les possibilités de financement extérieur, et 53% n’ont pas recours aux fonds des Opco.
L’élaboration des plans de formation, pourtant considérée comme l’une des missions les plus difficiles de la fonction formation par les répondants à l’enquête, n’est pour le moment externalisée que par 1 entreprise concernée sur 10.
Pour finir, précisons que les entreprises, pour une mission donnée, n’externalisent pas nécessairement la gestion de l’ensemble du périmètre de leurs formations : dans 40% des cas, seule la gestion des formations sécurité est confiée à un prestataire.
Quels sont les obstacles à la gestion de la formation ?
Un quart des entreprises interrogées identifient l’organisation et la logistique comme principal obstacle à la gestion de la formation. 22% déplorent le manque de disponibilité des collaborateurs, et 15% se désolent du poids de la charge administrative et de l’absentéisme des stagiaires.
Pris ensemble, ces résultats laissent entrevoir une réelle marge de progression pour la pratique de l’externalisation de la formation, en particulier sur la composante « organisation », mais aussi sur la gestion administrative. Les entreprises sont également en demande d’aide sur la conception du plan de développement des compétences, même si cette dimension de l’externalisation semble peu développée à l’heure actuelle.
